Przejdź do głównej treści

POLITYKA PRYWATNOŚCI
APLIKACJI VASCO AUDIENCE

Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem z Aplikacji mobilnej Vasco Audience i powiązanej Usługi Vasco Audience.

  1. Definicje

    Terminy pisane wielką literą mają następujące znaczenie:

    1. Aplikacja - oprogramowanie mobilne, umożliwiające korzystanie z usługi automatycznego tłumaczenia wypowiedzi w formacie jeden-do-wielu lub kilku-do-wielu w czasie zbliżonym do rzeczywistego.
    2. Vasco / Administrator - Vasco Electronics S.A. z siedzibą w Krakowie, al. 29 Listopada 20, 31-401 Kraków, Polska.
    3. Klient - osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która nabywa pakiety godzin i zawiera umowę o świadczenie Usługi Vasco Audience.
    4. Użytkownik - osoba fizyczna korzystająca z Usługi Vasco Audience.
    5. Konto - utworzony przez Klienta w Aplikacji zbiór zasobów i uprawnień, niezbędny do korzystania z Aplikacji.
    6. Usługa Vasco Audience - główna funkcjonalność Aplikacji, umożliwiająca automatyczne tłumaczenie wypowiedzi w formacie jeden-do-wielu lub kilku-do-wielu w czasie zbliżonym do rzeczywistego.
    7. Przedstawiciel Klienta - osoba fizyczna działająca w imieniu i na rzecz Klienta, upoważniona do reprezentowania go w relacjach z Administratorem, w szczególności w zakresie zawierania, zarządzania, realizacji oraz rozliczania umowy o świadczenie Usługi Vasco Audience.
    8. Polityka Prywatności - niniejsza polityka określająca zasady przetwarzania danych osobowych przez Administratora.
    9. RODO - Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
  2. Rola Vasco w procesie przetwarzania danych

    W celu zapewnienia pełnej transparentności procesów przetwarzania danych osobowych związanych z dostarczaniem Aplikacji i Usługi Vasco Audience, Vasco przyjmuje podwójną rolę w świetle RODO:

    1. Vasco jako Administrator

      Vasco jest Administratorem w odniesieniu do tych danych, dla których samodzielnie i autonomicznie określa cele i sposoby przetwarzania. Rola ta obejmuje w szczególności dane osobowe przetwarzane w celu zarządzania relacją biznesową i Kontem Klienta, zapewnienia bezpieczeństwa i stabilności Aplikacji oraz Usługi Vasco Audience, a także prowadzenia działań analitycznych, mających na celu ulepszanie i rozwój Usługi Vasco Audience oraz Aplikacji.

    2. Vasco jako podmiot przetwarzający

      Vasco działa jako podmiot przetwarzający w odniesieniu do danych, które obejmują wypowiedzi Mówcy, tłumaczenia, transkrypcje, listy Uczestników powiązanej z konkretnym wydarzeniem oraz treści pytań zadawanych przez Uczestników. W tym przypadku to Klient pełni rolę Administratora, a Vasco przetwarza dane wyłącznie na jego udokumentowane polecenie, w celu świadczenia usługi automatycznego tłumaczenia, na podstawie odrębnej Umowy Powierzenia Przetwarzania Danych Osobowych zgodnie z Art. 28 RODO.

      Kryterium rozróżniającym jest podmiot, który określa cele i sposoby przetwarzania. Vasco pełni rolę Administratora w przypadku, w których samodzielnie decyduje o celach i sposobie przetwarzania.

  3. Dane przetwarzane przez Vasco jako Administratora
    1. Dane przetwarzane w celu zawarcia i realizacji umowy

      Vasco przetwarza dane osobowe Klienta, Przedstawicieli Klienta oraz Użytkowników w celu zawierania i realizacji umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną w zakresie dostępu do Aplikacji, prowadzenia Konta oraz korzystania z Usługi Vasco Audience.

      W tym celu Administrator przetwarza następujące kategorie danych:

      1. dane identyfikacyjne Klienta oraz Przedstawicieli Klienta - dane zebrane za pośrednictwem formularza zgłoszeniowego (imię, nazwisko, adres e-mail, nazwa firmy, adres), które są niezbędne do komunikacji oraz zawarcia umowy oraz jej realizacji;
      2. identyfikator Klienta - unikalny ciąg znaków przypisany do Konta Klienta w celu zarządzania danymi Konta oraz obsługą administracyjną i techniczną w ramach świadczonej Usługi Vasco Audience;
      3. dane identyfikacyjne Konta - adres e-mail oraz dane o sposobie utworzenia Konta;
      4. dane dotyczące zarządzania Kontem - informacje o ustawieniach Konta, w tym także nazwę Konta;
      5. dane o statusie Konta - data i godzina utworzenia Konta, data ostatniego logowania;
      6. dane o zakupionym pakiecie godzin - w tym w szczególności informacje o rodzaju pakietu, liczbie dostępnych oraz niewykorzystanych godzin, terminie wygaśnięcia i aktualizacji pakietów, ograniczeniach dotyczących danego pakietu godzin.

      Podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, czyli niezbędność przetwarzania do wykonania umowy o dostarczenie Usługi Vasco Audience oraz prowadzenia Konta.

      Okres retencji: dane przetwarzane w celu zawarcia i wykonania umowy są przechowywane przez cały okres obowiązywania umowy o świadczenie Usługi Vasco Audience oraz posiadania Konta w Aplikacji.

      Po wygaśnięciu lub rozwiązaniu umowy, dane identyfikacyjne Klienta oraz Przedstawicieli Klienta, a także dane o zakupionym pakiecie mogą być przechowywane w celu obrony przed roszczeniami wynikającymi z prowadzenia działalności gospodarczej. Przetwarzanie wówczas odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

    2. Dane przetwarzane w celach rozliczeniowych i prawnych

      Vasco przetwarza dane w celu wywiązania się z obowiązków prawnych, w szczególności wynikających z przepisów podatkowych i rachunkowych, związanych z zakupem pakietów godzin przez Klienta. W tym celu Vasco przetwarza dane rozliczeniowe, dane identyfikacyjne i adresowe Klienta oraz Przedstawicieli Klienta.

      Podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. c RODO, czyli niezbędność do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze.

      Okres retencji: dane rozliczeniowe, w tym dane identyfikacyjne i adresowe Klienta oraz dane o zakupionych pakietach godzin są przechowywane przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku za daną transakcję.

    3. Dane przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa, stabilności i prawidłowego działania Aplikacji oraz Usługi, a także jej ulepszania i optymalizacji

      Vasco przetwarza dane w celu zapewnienia bezpieczeństwa, stabilności, prawidłowego funkcjonowania oraz optymalizacji i rozwoju Aplikacji oraz Usługi Vasco Audience. Kategorie danych przetwarzanych przez Vasco w tym celu mają charakter danych technicznych, logów systemowych, a ich przetwarzanie jest niezbędne w szczególności do diagnozowania i usuwania błędów, utrzymania ciągłości działania, ochrony usługi przed zagrożeniami, a także do analizy wydajności technicznej.

      W tym celu Administrator przetwarza następujące kategorie danych:

      1. identyfikatory techniczne - anonimowe lub pseudonimowe identyfikatory, pozwalające na raportowanie i śledzenie błędów;
      2. dane o urządzeniu - obejmują one szczegółowe informacje o urządzeniu, z którego korzysta Użytkownik oraz systemu operacyjnego;
      3. dane o funkcjonalnościach i stanie połączenia - informacje na temat warunków, w jakich pracuje Aplikacja. Dane obejmują parametry pracy urządzenia oraz dane dotyczące połączenia sieciowego;
      4. dane o lokalizacji - przybliżona lokalizacja (kraj, miasto) Użytkownika na podstawie adresu IP w momencie połączenia.
      5. dane diagnostyczne i historia zdarzeń - zapis ostatnich czynności technicznych i interakcji, które doprowadziły do błędu, wraz z precyzyjnymi szczegółami samej awarii, takimi jak kod błędu czy komunikat błędu.

      Podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora). Uzasadnionym interesem jest zapewnienie bezpieczeństwa, integralności i dostępności Usługi oraz prawidłowego funkcjonowania i optymalizacji Aplikacji, oraz Usługi Vasco Audience.

      Okres retencji: dane są przechowywane przez okres 90 dni od momentu ich pozyskania.

    4. Dane przetwarzane w celu optymalizacji algorytmów tłumaczeniowych i jakości Usługi Vasco Audience

      W celu rozwoju oraz poprawy jakości i wydajności algorytmów tłumaczenia oraz utrzymania wysokich standardów świadczonej Usługi Vasco Audience, Vasco przetwarza następujące kategorie danych:

      1. metadane związane z tłumaczeniem, w szczególności pary językowe, czas trwania sesji tłumaczeniowej, dane dotyczące silników tłumaczących;
      2. metadane dotyczące błędów tłumaczeń, w szczególności dane techniczne związane z występowaniem problemów z tłumaczeniem, dane o zakończeniu tłumaczenia;
      3. dane o wydajności i dokładności silników tłumaczących – metryki służące do porównania i wyboru najbardziej efektywnych modeli tłumaczących.

      Podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora). Uzasadnionym interesem jest optymalizacja algorytmów tłumaczenia, co jest fundamentalne dla dostarczania Klientom wysokiej jakości Usługi Vasco Audience.

      Okres retencji: dane są przechowywane przez okres roku od momentu ich pozyskania.

    5. Dane przetwarzane w celu analityki potrzeb Klientów oraz rozwoju

      Vasco przetwarza dane w celu poprawy i optymalizacji funkcjonalności Aplikacji oraz Usługi Vasco Audience, a także lepszego zrozumienia wzorców użytkowania i potrzeb Klientów oraz Użytkowników. Przetwarzanie jest niezbędne dla dostarczania Klientom wysokiej jakości Usługi Vasco Audience, doskonalenia modelu biznesowego oraz dalszego rozwoju Aplikacji oraz Usługi Vasco Audience.

      W tym celu Administrator przetwarza następujące kategorie danych:

      1. identyfikatory systemowe pozwalające na powiązanie i techniczną identyfikację Klienta, Konta oraz urządzenia mobilnego;
      2. dane o korzystaniu z Aplikacji oraz Usługi Vasco Audience, w szczególności takie jak dane dotyczące częstotliwości logowania, wykorzystywanych funkcji Konta, interakcji z ustawieniami wydarzenia, czasu trwania wydarzenia, par językowych (język źródłowy mówcy i język docelowy uczestnika), dane dotyczące sposobu konfiguracji wydarzenia;
      3. dane o produktach Vasco wykorzystywanych do prowadzenia wydarzeń;
      4. informacje techniczne o Urządzeniu, systemie operacyjnym, wersjach Aplikacji;
      5. dane dotyczące wykorzystania pakietów godzin i ich ważności.

      Podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora). Analiza danych pozwala Vasco na ocenę popularności i użyteczności poszczególnych funkcji, dopasowania ich do rzeczywistych potrzeb Klientów oraz dalszego rozwoju Aplikacji oraz Usługi Vasco Audience.

      Okres retencji: dane są przechowywane przez okres 3 lat. Po tym czasie dane są przechowywane wyłącznie jako dane statystyczne (zanonimizowane i zagregowane) do celów analiz historycznych i rozwoju Aplikacji i Usługi Vasco Audience.

    6. Obsługa reklamacji i gwarancji satysfakcji

      Vasco przetwarza dane osobowe w celu prawidłowego przyjęcia, rozpatrzenia i udzielenia odpowiedzi na reklamacje, a także w celu weryfikacji warunków skorzystania przez Klienta z gwarancji satysfakcji.

      W tym celu Vasco przetwarza następujące kategorie danych:

      1. dane identyfikacyjne - adres e-mail przypisany do Konta, a w przypadku konieczności weryfikacji prawa do skorzystania z gwarancji satysfakcji – także dane dotyczące wykorzystania Usługi Vasco Audience przez Klienta;
      2. dane kontaktowe - adres e-mail oraz inne dane kontaktowe wskazane w zgłoszeniu, niezbędne do udzielenia odpowiedzi;
      3. treść korespondencji - treść korespondencji reklamacyjnej oraz korespondencji dotyczącej skorzystania z gwarancji satysfakcji.

      Podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Przetwarzanie jest niezbędne do wywiązania się przez Vasco z obowiązków wynikających z Regulaminu, w tym w zakresie rozpatrywania reklamacji oraz realizacji procedury zwrotu w ramach gwarancji satysfakcji.

      Podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Archiwizacja korespondencji w celu obrony przed ewentualnymi przyszłymi roszczeniami.

      Okres retencji: dane przechowywane są przez okres niezbędny do rozpatrzenia reklamacji, zakończenia procedury gwarancyjnej lub procedury gwarancji satysfakcji, a następnie archiwizowane w celu obrony przed ewentualnymi przyszłymi roszczeniami.

    7. Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń

      Vasco przetwarza dane osobowe w celu ochrony swoich prawnie uzasadnionych interesów, w tym w zakresie ustalania, dochodzenia i obrony przed roszczeniami, które mogą powstać w związku z realizacją umów z Klientami oraz Użytkownikami. Dotyczy to zarówno roszczeń Vasco wobec Klientów, jak i obrony przed roszczeniami kierowanymi wobec Vasco.

      Podstawa prawna przetwarzania: art. 6 ust. 1 lit. f RODO przetwarzanie jest niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Vasco, polegającego na możliwości skutecznego dochodzenia praw i obrony przed nieuzasadnionymi roszczeniami, co jest fundamentalne dla prowadzenia działalności gospodarczej.

      Okres retencji: dane niezbędne do celów dowodowych przechowywane są do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

  4. Odbiorcy danych

    Dostawca może ujawniać dane osobowe następującym kategoriom odbiorców:

    1. hostingodawcy i dostawcy infrastruktury IT - podmioty zapewniające infrastrukturę serwerową i usługi utrzymania technicznego, niezbędne do działania Aplikacji i Usługi Vasco Audience;
    2. dostawcy systemów IT - firmy dostarczające oprogramowanie do zarządzania relacjami z klientami, systemy do zarządzania danymi Konta, systemy rozliczeniowe oraz usługi poczty elektronicznej i komunikacji wewnętrznej;
    3. firmy księgowe i doradcy prawni - podmioty przetwarzające dane identyfikacyjne i transakcyjne Klientów w celu realizacji obowiązków prawnych Vasco (rozliczenia finansowe, podatki) oraz obrony przed roszczeniami;
    4. dostawcy usług analitycznych, diagnostycznych i monitorujących;
    5. organy publiczne na mocy obowiązujących przepisów prawa (np. sądy, policja, organy podatkowe).
  5. Przekazywanie danych poza EOG

    Administrator może korzystać z usług podmiotów mających siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG), co jest niezbędne do świadczenia Usługi Vasco Audience (np. w przypadku korzystania z dostawców usług chmurowych, analitycznych lub diagnostycznych).

    W przypadku transferu danych osobowych poza EOG, Dostawca zapewnia, że transfer odbywa się z zachowaniem właściwych zabezpieczeń Art. 44 RODO i jest oparty na jednym z następujących mechanizmów:

    1. decyzja stwierdzająca adekwatność ochrony - transfer odbywa się do państw trzecich, co do których Komisja Europejska wydała decyzję stwierdzającą odpowiedni poziom ochrony (np. Kanada, Japonia, Nowa Zelandia);
    2. właściwe zabezpieczenia - transfer opiera się na Standardowych Klauzulach Umownych (SCC) zatwierdzonych przez Komisję Europejską;
    3. ramy prawne UE-USA dla danych osobowych (Data Privacy Framework) - transfer odbywa się do podmiotów w Stanach Zjednoczonych, które certyfikowały swój udział w ramach prawnych UE-USA dla danych osobowych i są wpisane na listę Departamentu Handlu USA.
  6. Profilowanie

    Vasco nie stosuje zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania, w rozumieniu Art. 22 RODO, które wywoływałoby wobec Klientów lub Użytkowników skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływało.

    Analiza wzorców korzystania z Aplikacji prowadzona jest wyłącznie w celu optymalizacji technicznej, rozwoju Aplikacji oraz Usługi Vasco Audience i nie jest wykorzystywana do podejmowania zautomatyzowanych decyzji wobec konkretnych Klientów lub Użytkowników.

  7. Prawa osób, których dane dotyczą

    Osoby fizyczne, których dane są przetwarzane przez Vasco w roli Administratora, mają prawo do:

    1. Dostępu do swoich danych;
    2. Sprostowania danych;
    3. Usunięcia danych ("prawo do bycia zapomnianym");
    4. Ograniczenia przetwarzania;
    5. Przenoszenia danych;
    6. Wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie;
    7. Wniesienia skargi do organu nadzorczego.

    W celu skorzystania z powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem mailowo pod adresem: gdpr@vasco-electronics.com