Procedura Zgłoszeń i Podejmowania Działań Następczych w VASCO ELECTRONICS GÓRALSKI GROUP S.K.A.

ostatnia aktualizacja w dniu 25 września 2024 r.

§1
DEFINICJE

Przez użyte w procedurze określenia rozumie się:

  • Vasco Electronics – Vasco Electronics Góralski Group Spółka Komandytowo-Akcyjna z siedzibą w Krakowie, Al. 29 listopada 20, 31-401 Kraków, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa Śródmieście w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS: 0000421705, NIP: 6772369151, REGON: 122581850;
  • Kierownictwo spółki / Vasco Electronics - grupa osób odpowiedzialnych za zarządzanie i reprezentowanie spółki. Do ich głównych obowiązków należy podejmowanie decyzji strategicznych, nadzorowanie bieżącej działalności, zarządzanie zasobami firmy oraz reprezentowanie spółki wobec osób trzecich (np. Zarząd, Komplementariusz, Rada Dyrektorów).
  • Zespół ds. naruszeń - zespół odpowiedzialny za prowadzenie postępowania dot. zgłoszenia nieprawidłowości (zgłoszenia sygnalizacyjnego).
  • Procedura - niniejszy dokument dotyczący przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania działań następczych oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń;
  • Działania odwetowe - bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie, związane z dokonanym zgłoszeniem nieprawidłowości, którego celem lub skutkiem jest pogorszenie sytuacji Sygnalisty;
  • Działania następcze - działania podjęte przez odbiorcę zgłoszenia w celu oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz w stosownych przypadkach, w celu zaradzenia naruszeniu będącemu przedmiotem zgłoszenia, w tym poprzez takie działania, jak dochodzenie wewnętrzne, postępowanie wyjaśniające, wniesienie oskarżenia, działania podejmowane w celu odzyskania środków lub zamknięcie procedur.
  • Informacje na temat naruszeń - dowody potwierdzające faktyczne naruszenia, jak również uzasadnione podejrzenia co do potencjalnych naruszeń, których jeszcze nie popełniono;
  • Sygnalista - Sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą;
  • Ustawa - Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928 z późn zm.);
  • Zgłoszenie wewnętrzne - przekazanie Vasco Electronics informacji o naruszeniu prawa;
  • Zgłoszenie zewnętrzne - przekazanie informacji o naruszeniu prawa organowi publicznemu przyjmującemu zgłoszenia sygnalistów.
  • Informacja zwrotna - przekazanie zgłaszającemu informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;
  • Postępowanie wyjaśniające - postępowanie prowadzone w związku ze złożonym zgłoszeniem;
  • Kanał zgłaszania - techniczne i organizacyjne rozwiązania umożliwiające dokonywanie zgłoszenia;
  • Rejestr zgłoszeń wewnętrznych - rejestr zgłoszeń sygnalizacyjnych zawierający informacje dotyczące zgłoszenia oraz przebiegu i rozstrzygnięcia postępowania w sprawie naruszenia prawa;

§2
POSTANOWIENIA OGÓLNE

  1. Strategia działania Vasco Electronics oparta jest na odpowiedzialności, zapobieganiu korupcji oraz zapobieganiu powstawania innych naruszeń prawa zarówno wewnątrz organizacji, jak i wśród podmiotów współpracujących przy uwzględnieniu szeregu aspektów, w szczególności interesów społecznych, ochrony środowiska, relacji z różnymi grupami współpracowników.
  2. Procedura jest elementem systemu kontroli zarządczej, jej podstawowym celem jest zapobieganie naruszeniom prawa w Vasco Electronics.
  3. Vasco Electronics prowadzi swoją działalność w oparciu o bezwzględne poszanowanie przepisów prawa oraz dobrych praktyk.
  4. Podstawowym celem Procedury jest utworzenie systemu informowania o naruszeniach prawa w Vasco Electronics poprzez stworzenie bezpiecznych kanałów zgłoszeniowych, zapobiegających podejmowaniu jakichkolwiek działań odwetowych wobec sygnalisty.
  5. Procedura określa w szczególności:
    1. zakres naruszenia prawa objętych Procedurą,
    2. zakres osób uprawnionych do zgłaszania naruszeń prawa,
    3. proces rozpatrywania oraz zarządzania zgłoszeniami naruszeń prawa,
    4. zasady zachowania poufności, w szczególności zasady zachowania w tajemnicy informacji przekazanych w treści Zgłoszenia wewnętrznego oraz tożsamości Sygnalisty oraz osoby pomagającej Sygnaliści w dokonaniu zgłoszenia.

§3
ZAKRES STOSOWANIA PROCEDURY

  1. Procedura i jej postanowienia mają zastosowanie do poniższych grup osób uprawnionych do dokonania zgłoszenia:
    1. pracownicy i współpracownicy oraz byli pracownicy i współpracownicy Vasco Electronics,
    2. osoby działające w imieniu i na rzecz Vasco Electronics,
    3. wszelkie inne osoby w jakikolwiek sposób powiązane z Vasco Electronics, w szczególności: osoby pomagające w dokonaniu zgłoszenia nieprawidłowości, praktykanci, stażyści lub kandydaci do zatrudnienia, jeśli informacje dotyczące nieprawidłowości pozyskali w trakcie procesu rekrutacji lub innych procesów poprzedzających nawiązanie stosunku zatrudnienia;
  2. Zgłoszenie nieprawidłowości może dotyczyć w szczególności:
    1. Vasco Electronics,
    2. osoby fizycznej uprawnionej do reprezentowania Vasco Electronics,
    3. pracowników i współpracowników Vasco Electronics w związku ze świadczeniem pracy na jej rzecz,
    4. podwykonawcy albo innego przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną, jeżeli jego naruszenie prawa pozostawało w związku z wykonywaniem umowy zawartej z Vasco Electronics,
  3. Przez naruszenie prawa należy rozumieć działanie lub zaniechanie naruszające przepisy prawa dotyczące:
    1. korupcji;
    2. zamówień publicznych;
    3. usług, produktów i rynków finansowych;
    4. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
    5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
    6. bezpieczeństwa transportu;
    7. ochrony środowiska;
    8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
    9. bezpieczeństwa żywności i pasz;
    10. zdrowia i dobrostanu zwierząt;
    11. zdrowia publicznego;
    12. ochrony konsumentów;
    13. ochrony prywatności i danych osobowych;
    14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
    15. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
    16. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
    17. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1–16.

§4
OSOBY ODPOWIEDZIALNE ZA ZARZĄDZANIE ZGŁOSZENIAMI

  1. Podmiotem odpowiedzialnymi za przyjmowanie i rozpatrywanie Zgłoszeń wewnętrznych oraz prowadzenia postępowania wyjaśniającego w związku z otrzymanym Zgłoszeniem wewnętrznym jest wyznaczony w Vasco Electronics zespół do spraw naruszeń.
  2. Członkowie Zespołu ds. naruszeń dokonują wstępnej weryfikacji Zgłoszenia wewnętrznego, polegającej na ustaleniu czy Zgłoszenie wewnętrzne spełnia warunki określone w Procedurze.
  3. Członkowie Zespołu ds. naruszeń prowadzą postępowanie wyjaśniające lub kontrolne w oparciu o zasady bezstronności oraz ochrony poufności.
  4. Zgłoszenie wewnętrznie nie może być analizowanie przez członka zespołu ds. naruszeń jeżeli z treści Zgłoszenia wewnętrznego wynika, że członek zespołu ds. naruszeń może być w jakikolwiek sposób zaangażowany w działanie lub zaniechanie, stanowiące naruszenie prawa. Ponadto członkowie Zespołu ds. naruszeń zobowiązani są do zgłaszania pozostałym członkom uzasadnionych wątpliwości lub zastrzeżeń co do swojej bezstronności lub uczciwości w zakresie dokonanego Zgłoszenia Wewnętrznego.
  5. W przypadku, gdy zgłoszenie naruszenia prawa dotyczy członka zespołu do spraw naruszeń, zgłoszenie rozpatrują inny członek lub członkowie Zespołu do spraw naruszeń.

§5
OCHRONA SYGNALISTY

  1. Ochronie przewidzianej w Procedurze Sygnalista podlega od chwili dokonania zgłoszenia, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego jest prawdziwa w momencie jego dokonania i stanowi informację o naruszeniu prawa.
  2. Wobec Sygnalisty nie mogą być podejmowane żadne działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.
  3. Do przykładów zakazanych działań odwetowych należą w szczególności: zakończenie stosunku pracy, obniżenie wynagrodzenia lub rozwiązanie umowy wzajemnej z Sygnalistą wyłącznie w związku z dokonanym przez Sygnalistę zgłoszeniem nieprawidłowości, mobbing, dyskryminacja, wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu.
  4. Zakaz działań odwetowych obejmuje także osobę pomagającą w dokonaniu zgłoszenia, o której mowa w art. 2 pkt 8 ustawy o sygnalistach, osobę powiązaną ze zgłaszającym, o której mowa w art. 2 pkt 9 ustawy o sygnalistach, a także osobę prawną lub inną jednostkę organizacyjną pomagającą sygnaliście lub z nim powiązaną, w szczególności stanowiącą własność sygnalisty lub go zatrudniającą.
  5. Ochrona nie dotyczy sygnalisty, będącego jednocześnie sprawcą/współsprawcą/ pomocnikiem naruszenia prawa.

§6
ZGŁASZANIE NIEPRAWIDŁOWOŚCI

  1. Zgłoszenia wewnętrzne mogą być przekazywane w następującej formie elektronicznej za pomocą dedykowanej skrzynki mailowej - whistleblowers@vasco-electronics.com.
  2. Na żądanie Sygnalisty Vasco Electronics dopuszcza przeprowadzenie ustnego zgłoszenia wewnętrznego. Zgłoszenia ustnego dokonuje się w obecności przynajmniej dwóch członków Zespołu do spraw naruszeń do spraw naruszeń.
  3. Zgłoszenie wewnętrzne powinno wskazywać jasne i wyczerpujące wyjaśnienie przedmiotu naruszenia prawa i zawierać w szczególności
    1. imię i nazwisko Sygnalisty;
    2. adres e-mail do kontaktu Sygnalisty;
    3. opis kontekstu związanego z pracą, który umożliwił dostrzeżenie zgłoszonego naruszenia;
    4. datę oraz miejsce naruszenia lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu,
    5. możliwie dokładny opis przedmiotu naruszenia;
    6. wskazanie podmiotu, którego dotyczy zgłoszenie naruszenia,
    7. wskazanie uzasadnionych podstaw, które umożliwiły stwierdzenie, że informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa;
    8. dodatkowo wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje Sygnalista , które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania naruszenia.
  4. Zgłaszający zobowiązany jest do traktowania posiadanych przez niego informacji dotyczących podejrzenia nieprawidłowości jako tajemnicy i powstrzymania się od publicznych rozmów o zgłaszanych podejrzeniach nieprawidłowości, chyba że osoba ta jest zobowiązana do takiego działania przepisami prawa.
  5. Vasco Electronics przyjmuje zgłoszenia anonimowe. W przypadku braku możliwości kontaktu zwrotnego z Sygnalistą, Vasco Electronics nie będzie informowało Sygnalisty o przebiegu procedury wyjaśniającej i wdrożenia środków naprawczych.
  6. Zgłoszenia przyjmowane są wyłącznie w języku polskim lub angielskim.

§7
NFORMACJE DOTYCZĄCE ZGŁOSZEŃ ZEWNĘTRZNYCH

  1. Sygnalista może dokonać Zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania Zgłoszenia wewnętrznego.
  2. Zgłoszenie zewnętrzne jest przyjmowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo organ publiczny, który został do tego wyznaczony.
  3. Rzecznik Praw Obywatelskich oraz organ publiczny są odrębnymi administratorami w zakresie danych osobowych podanych w zgłoszeniu zewnętrznym, które zostało przyjęte przez te organy.

§8
FAŁSZYWE ZGŁOSZENIE

  1. Zakazuje się świadomego składania fałszywych zgłoszeń nieprawidłowości.
  2. Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez Sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.
  3. Osoba dokonująca fałszywego zgłoszenia nie podlega ochronie jaką Ustawa przyznaje Sygnalistom.

§9
POSTĘPOWANIE WYJAŚNIAJĄCE

  1. Jeśli Zgłoszenie wewnętrzne spełnia warunki określone w Procedurze, członkowie Zespołu ds. naruszeń podejmują określone działania następcze mające na celu ocenę prawdziwości informacji zawartych w Zgłoszeniu wewnętrznym, w szczególności polegające na prowadzeniu postępowania wyjaśniającego lub kontrolnego.
  2. W terminie 7 dni roboczych od otrzymania zgłoszenia, Zespół do spraw naruszeń potwierdza Sygnaliście przyjęcie zgłoszenia, chyba że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.
  3. Maksymalny termin na przekazanie Sygnaliście informacji zwrotnej nie może być dłuższy niż 3 miesiące od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia chyba, że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.
  4. Z przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego Zespół ds. naruszeń sporządza raport, który obejmuje także rekomendacje Zespołu w zakresie załatwienia sprawy i przedstawia go kierownictwu Vasco Electronics.
  5. Informacja zwrotna dla Sygnalisty zawiera potwierdzenie Działań następczych podjętych przez Zespół do spraw naruszeń oraz jeśli to zasadne z uwagi na zakres naruszenia także innych procedur naprawczych wdrożonych w Vasco Electronics mających związek z naruszeniem.

§10
ZESPÓŁ DS. NARUSZEŃ

  1. Postępowanie wyjaśniające prowadzone jest przez Zespół ds. naruszeń w składzie przynajmniej dwuosobowym, zapewniający niezależność, obiektywizm i kompetencje.
  2. Członkowie Zespołu ds. naruszeń powoływani są przez Kierownictwo Vasco Electronics.
  3. W skład Zespołu wchodzi nie mniej niż dwie osoby i nie więcej niż sześć osób. Członkowie Zespołu rekrutowani są z działów, które mają wiedzę i doświadczenie w zakresie rozwiązywania naruszeń prawa oraz sporów pracowniczych.
  4. Do wykonania określonych czynności specjalistycznych w trakcie postępowania członek Zespołu do spraw naruszeń może dodatkowo powołać ekspertów będących lub niebędących pracownikami Vasco Electronics. Przy korzystaniu ze wsparcia ekspertów nie może dojść do ujawnienia danych identyfikacyjnych Sygnalisty.
  5. Członkiem Zespołu ani ekspertem nie może być członek Kierownictwa Spółki.
  6. W trakcie prowadzenia postępowania wyjaśniającego członkowie Zespołu mają prawo:
    1. dostępu do dokumentów i danych jednostki;
    2. uzyskiwania informacji od pracowników poszczególnych komórek organizacyjnych;
    3. uzyskiwania ustnych i pisemnych wyjaśnień od pracowników i zleceniobiorców jednostki;
    4. dostępu do pomieszczeń jednostki w celu dokonania wizji lokalnej lub zabezpieczenia dowodów;
    5. konsultowania, w niezbędnym zakresie, uzyskanych informacji i danych z Sygnalistą.
  7. Z ustaleń poczynionych podczas postępowania wyjaśniającego Zespół sporządza raport i przedkłada go kierownictwu Vasco Electronics.
  8. Raport z postępowania wyjaśniającego zawiera opis ustalonego stanu faktycznego, w tym ustalone nieprawidłowości i ich przyczyny, zakres i skutki oraz osoby za nie odpowiedzialne.

§11
ZAKOŃCZENIE POSTĘPOWANIA

  1. Do raportu z postępowania wyjaśniającego członek Zespołu do spraw naruszeń załącza propozycje dalszych działań. W zależności od ustaleń działania te mogą obejmować czynności przeciwko osobom winnym naruszeń, działania zapobiegające naruszeniom oraz wzmacniające system kontroli wewnętrznej w jednostce.
  2. Kierownictwo Vasco Electronics określa dalsze działania i osoby odpowiedzialne za ich realizację. Zespół do spraw naruszeń monitoruje realizację tych działań oraz udziela pomocy osobom za nie odpowiedzialnym.
  3. Członek Zespołu do spraw naruszeń informuje sygnalistę o poczynionych ustaleniach oraz o zatwierdzonych środkach niezwłocznie po zatwierdzeniu wniosków przez Kierownictwo Vasco Electronics.
  4. Poczynione ustalenia, zatwierdzone środki oraz ich realizacja są rejestrowane w Rejestrze zgłoszeń wewnętrznych.

§12
REJESTR ZGŁOSZEŃ

  1. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych zawiera:
    1. numer zgłoszenia;
    2. przedmiot naruszenia;
    3. dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
    4. adres do kontaktu sygnalisty;
    5. datę dokonania zgłoszenia;
    6. informację o podjętych działaniach następczych;
    7. datę zakończenia sprawy.
  2. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych zawiera także zgłoszenia dokonane anonimowo. Jeśli sygnalista nie podał swoich danych osobowych lub adresu do kontaktu, w rejestrze oznacza się takie zgłoszenie jako anonim.
  3. nformacje dotyczące zgłoszenia są przechowywane w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu innych postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

§13
POSTANOWIENIA KOŃCOWE

  1. Za prawidłowość oraz efektywność funkcjonowania Procedury odpowiada Kierownictwo Vasco Electronics.
  2. Zespół do spraw naruszeń nie rzadziej niż raz w roku, przekazuje Kierownictwu spółki zbiorczą informację o zgłoszeniach wewnętrznych oraz o podjętych w związku z tymi zgłoszeniami działaniach następczych.
  3. Vasco Electronics informuje wszystkie osoby wykonujące pracę na rzecz Vasco Electronics o przyjęciu oraz treści niniejszej procedury, jak również o jej zmianach.
  4. Osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, przekazuje się informację o procedurze wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie innej niż stosunek pracy umowy.
  5. Procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od podania jej do informacji pracowników i współpracowników Vasco Electronics.